Voor wie…

Een paar uitgewerkte voorbeelden van de ondersteuning die wij eerder gaven. 

Integraal overleg

Gemeenten en zeker de grotere gemeenten zijn organisatorisch zo opgebouwd dat ze vrijwel nooit integraal kunnen kijken – ambtelijk noch politiek. Neem bijvoorbeeld een stadspark. Daaraan zijn diverse onderwerpen verbonden. Denk bijvoorbeeld o.a. aan: beheer (bomen, struiken, dieren, water, bodem), verkeer (wandelpaden in en straten, lanen om het park, parkeerplaatsen, fietsverkeer), politie en handhaving (toezien op gebruik en drukte, naleving regels, evenementen), monumenten (architectuur, beelden), financiën (onderhoud, nieuwe aanplant, kosten infrastructuur) enz. enz. Al deze onderwerpen worden bedaan door verschillende ambtenaren die in verschillende gemeentelijke gremia zijn ondergebracht. Het kan moeilijk anders.

Dan blijken het vaak alleen de vrijwilligers die zich met zo’n park bezighouden, te zijn die zich een integraal beeld van het park (kunnen) vormen. Zij immers zijn met al de aspecten van zo’n park doende. En als ze iets willen bereiken zijn ze aangewezen op ambtenaren die slechts vanuit hun perspectief naar het park kijken, -hoe bereid ze ook zullen zijn om anderen daarbij te betrekken.

Het is –zo bedacht een van onze partners– mogelijk geen gek idee om een keer per jaar een overleg te organiseren tussen het bestuur van de vrijwilligersstichting en (tenminste) een ambtenaar van alle voor het park relevante gemeentelijke gremia.

Dat zogenaamde integrale overleg vindt nu al een aantal jaren plaats tot genoegen van alle deelnemers, tot wederzijdse ontmoeting en kennisuitwisseling en niet in de laatste plaats tot wederzijds begrip, waardoor besluitvorming en uitvoering sneller en beter verlopen.

Maar hoe kom je tot zo’n overleg. Ook daar hebben wij dus ervaring mee opgedaan.

Bedrijfsvoering

Een kleine not-for-profit organisatie stond voor de beslissing om haar arbeidsintensieve, seizoensgebonden werkzaamheden te continueren via huren van bedrijfsruimte of aanschaf van eigen huisvesting, dit laatste als drastische verandering van beleid. Na verkenning van de lokale situatie werd, mede op basis van onze analyse van de alternatieven, besloten te gaan voor de koopoptie, ondanks het feit dat de activiteiten zich concentreerden in een aantal maanden van het jaar. Het financieringsplan dat werd opgesteld, was in hoge mate bepalend voor het genomen besluit. 

Door onze partners van P&P Support werd ondersteuning geleverd bij de keuze voor de stichtingsvorm, de interne organisatie van de stichting en duurzaam gebruik van de panden. Het advies betrof de inrichting van de financiële administratie en de daarmee samenhangende financiële procesgang. Wij hebben dit binnen een half jaar in goed overleg met de eigenaren kunnen realiseren en participeren thans tijdelijk in het bestuur van de stichting.

De gekozen vorm van het onderbrengen van de activiteiten komt, naar is gebleken, het realiseren de doelstellingen van de stichting zeer ten goede.

Bestuurlijke inrichting

Een van onze partners van P&P suPPort zette zich voor een stichting in om de bestuurlijke inrichting te verbeteren. De organisatie bestond uit een vrijwilligersbestuur en een uitvoerende groep vrijwilligers. De contacten tussen beide verliepen niet optimaal waardoor ook langs elkaar werd gewerkt. Beide groeperingen onderhielden op verschillende niveaus contacten met de gemeente die zeker niet altijd eensluidend waren. Bovendien was daardoor ook de externe beeldvorming van de stichting niet eenduidig.

Dankzij samenvoeging van beide groeperingen verbeterden de onderlinge contacten aanzienlijk, maar nam ook het aantal participanten in het overleg toe en was het verschil in belangstelling voor de diverse onderwerpen groot.

Toch was dit tussenstadium nodig om tot een betere organisatievorm te komen. De bestuurlijke inrichting is thans dat er een dagelijks bestuur is van vijf personen van wie elk drie een linking pin vormen naar en voorzitter zijn van drie verschillende werkgroepen die samen het werkveld van de stichting overdekken. De andere twee bestuursleden hebben financiën en het voorzitterschap van het dagelijks bestuur in portefeuille. De werkgroepen bestaan uit een kern van vaste vrijwilligers en daarnaast kent de stichting een groep vrijwilligers die oproepbaar zijn voor losse werkgroepsactiviteiten waarvoor zij belangstelling hebben.

Juridisch

Iedere vereniging of stichting heeft te maken met een keur aan regels en regelingen – sommige intern, andere extern. Het worden er steeds meer, en de strekking en context ervan zijn voor de wat minder juridisch onderlegden vaak lastig te doorgronden. In veel gevallen echter kunnen dergelijke vraagstukken  met wat extra hulp, en zonder al teveel juridisch geweld worden opgelost. Daarbij gaat het doorgaans om kwesties op het terrein van rechtspersonen-, arbeids-, contracten- en bestuursrecht. P&P Support kan organisaties die zelf niet over de nodige know-how beschikken hierbij helpen. Een paar voorbeelden.

Wij ondersteunden verschillende stichtingen bij het ontwerpen of aanpassen van hun statuten aan de eisen van wet- en regelgeving – onder andere de WBTR. Wij werkten daarbij in goed overleg met de opdrachtgevers om de statuten zo nauw mogelijk bij hun behoeften te laten aansluiten. Het werk van de notaris kon zo beperkt blijven tot een juridische check.

Ook ondersteunden wij een stichting bij het ontwerpen van standaard-arbeidsovereenkomsten en van algemene arbeidsvoorwaarden voor het personeel.  Voor die organisatie ontwierpen wij ook een eenvoudig loongebouw met aansluiting bij de sport-CAO, als de grondslag voor het aanstellings- en beloningsbeleid van de stichting.

Wij hielpen een sportorganisatie bij het aanvechten van een door zowel het waterschap als de gemeente opgelegde veel te hoge reinigings- en rioolbelasting. Daarvoor analyseerden wij de regelgeving en de bedrijfsgegevens, maakten we een herberekening en schreven wij op basis daarvan de bezwaarschriften. In beide zaken is de stichting in het gelijk gesteld.

Wij hielpen een stichting bij de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarvoor liepen we alle stappen met de stichting door, en zorgden we, in samenwerking met de stichting, voor de opbouw van een regelconform AVG-dossier met daarin de noodzakelijke documenten en overzichten.

Bonnetjes

Veel organisaties krijgen op enig moment te maken met problemen bij
besteding van beschikbare middelen, zo op het oog een eenvoudige zaak,
in de praktijk echter vaak weerbarstig. Zeker in tijden van schaarste.
Of het nu gaat om het inzetten van medewerkers en/of vrijwilligers of
over het uitgeven van Euro’s aan huisvesting, apparatuur of andere
voorzieningen.

Wij hebben vaker met dit bijltje gehakt, wat niet betekent simpel
wegbezuinigen. Zo kreeg een van onze partners ooit als kersverse penningmeester van een groeiende verenging letterlijk een schoenendoos met bonnetjes, maar liet bij vertrek een ordentelijk financiële administratie & organisatie na die de toets van accountantskritiek prima kon doorstaan.

Meningsverschil

Het bestuur van een sportstichting vroeg een partner van P&P SuPPort om advies over meningsverschillen tussen de sportleider en de zakelijk manager.

Onze partner stelde samen met het bestuur een plan van aanpak op en voerde –na lezing van relevante documenten– gesprekken met de beide medewerkers, de bestuursleden, en een van de medewerkers op de werkvloer. Vervolgens werd een analyse opgesteld en advies uitgebracht.

Daaruit bleek dat een heldere taak- en bevoegdheidsverdeling tussen beide managers onderling en tussen hen en het bestuur ontbrak. Bovendien was er in hun taakuitvoering overlap tussen beide managers die ze op een eigen wijze invulden en niet konden bespreken. Beiden vonden tenslotte dat het bestuur te dikwijls en op niet-bestuurlijke punten interfereerde in hun werk.

Ook bleek dat het bestuur meer op hoofdlijnen wilde besturen en zijn bemoeienis met de uitvoering te groot vond. Verder werd duidelijk dat klanten zich soms sterk met de gang van zaken bemoeiden. De cultuur was er een van een dorp waar iedereen alles van elkaar weet en zich overal mee bemoeit.

Onze partner van P&P SuPPort adviseerde om op korte termijn de hulp van een mediator in te roepen voor de meningsverschillen tussen de beide managers; om op de langere termijn een nieuwe organisatiestructuur (Raad van Toezicht) in te richten of in de bestaande structuur een helder onderscheid aan te brengen in de positie van bestuur(sleden), managers, en klanten; daarbij ook de in- en externe communicatie mee te nemen en dit alles in één keer in te voeren en breed bekend te maken.

Het bestuur besloot de hulp van een mediator in te roepen en koos er vanwege de omvang van de stichting voor de bestaande organisatiestructuur aan te pakken.

Coaching

Een van onze partners heeft gedurende langere tijd een kleine ondernemer gecoacht bij de verzelfstandiging van zijn bedrijf, dat gespecialiseerd was in onderzoek naar, en ontwikkeling, van leermiddelen voor het basisonderwijs. De vraag daarbij was, hoe het bedrijf in afgeslankte vorm een steviger niche-positie in de markt zou kunnen verwerven, en hoe de ondernemer het management -maar niet de algehele zeggenschap- van het bedrijf binnen enkele jaren met een gerust hart zou kunnen overdragen aan een opvolger zonder dat de bij hem aanwezige en voor het bedrijf noodzakelijke expertise verloren zou gaan.

In het coaching traject lag aanvankelijk het accent op het benoemen van alle factoren die voor het nemen van beslissingen over de toekomst van het bedrijf van belang waren, en op het nadenken over kansen en belemmeringen. Vervolgens is het accent verschoven naar in kaart brengen van scenario’s voor de toekomst van het bedrijf.

Het ging er bij de coaching niet om, de ondernemer van adviezen te voorzien over hoe hij zou moeten handelen, maar vooral om hem te stimuleren gedachtenexperimenten te doen en daarbij kritisch mogelijkheden en onmogelijkheden te beschouwen. 

Andere voorbeelden van onze eerdere activiteiten:

• advies over ontwikkelingsmogelijkheden van een taleninstituut
• advies over de organisatie van en de structurele samenwerking binnen een non-profit bedrijf
• advies over het functioneren van een afdeling P&O
• advies over wensen bij de inrichting van de organisatie en mogelijkheden van financiële groei van een instituut voor onderwijs
• advies over de positie en de werkzaamheden van een afdeling onderwijsondersteuning
• opzetten en gedurende enige jaren uitvoeren van een benchmark
• opzetten van een project ter vereenvoudiging van detacheringconstructies van medewerkers 
• lezing in Zuid-Afrika over traditioneel en West-Europees leiderschap